6 dicas para reduzir a perda de dados em campo

O uso das tecnologias móveis nas equipes de campo oferecem mais dinamismo e agilidade, mas também podem trazer problemas. Saiba como fazer a gestão de equipes de forma mais segura e que traga benefícios para o negócio com dicas práticas.

A mobilidade no ambiente de trabalho deu um salto com a evolução tecnologia, principalmente a móvel. Dos computadores nos escritórios, passando pelo uso dos notebooks em reuniões, até ao celular que cabe na palma da mão e vai onde o colaborador estiver.

A popularidade do uso faz com que eles estejam com os colaboradores em diferentes tipos de negócios e em diferentes áreas dentro de uma empresa. Por exemplo nas distribuidoras e em ações de trade marketing, onde os pontos de venda são estratégicos.

Nas empresas, os dispositivos móveis (smartphones e tablets) geralmente são usados para a comunicação entre equipes por meio dos aplicativos de mensagens. Além disso, também é uma ferramenta para relatórios e controles em planilhas também.

Porém, o uso desses aplicativos geralmente não são planejados na gestão de equipes de forma a escolher as melhores ferramentas e a prevenir a perda de dados em campo.

A perda de dados em campo pode afetar não só o andamento das atividades dos colaboradores, mas também informações sigilosas e valiosas podem se perder ou param nas mãos de concorrentes do mercado.

Confira dicas práticas de como fazer com que a tecnologia móvel seja uma aliada na gestão das equipes de campo:

  1. Defina um fluxo de trabalho considerando as tecnologias disponíveis

Provavelmente a sua gestão das equipes já possua os seus fluxos organizados. Mas um controle mais preciso e detalhado, levando em consideração as tecnologias disponíveis pode ser crucial para um bom desempenho das equipes externas e evitar imprevistos relacionados à segurança da informação.

Você conhece os dispositivos móveis que os seus colaboradores possuem para trabalho? Existem diversos modelos no mercado que podem atender a necessidades variadas, com diferentes recursos, capacidades e preços. E se a sua empresa possui um aplicativo próprio para trabalho, os requisitos para execução do app.

Por isso é importante entender e relacionar o que é possível explorar nas atividades da equipe e os recursos disponíveis nos dispositivos móveis. Isso evita, por exemplo, com que o smartphone ou o tablet trave durante um atendimento com o cliente por estar rodando uma aplicação muito pesada para a sua Memória RAM, ou nas atividades no ponto de venda, ao coletar dados do cliente ou mesmo tirar uma foto do registro do ponto para enviar ao gestor.

Na prática, quer dizer que é a hora de listar todas as aplicações que são necessárias e suficientes para a sua equipe de campo usar, definindo também aplicativos padrão para que todas as atividades sejam centralizadas e fáceis de acessar, visualizar e monitorar por todos.

 

  1. Comunique a equipe sobre o uso dos dispositivos

Mais do que organizar, é preciso comunicar aos colaboradores essas definições e também de como os dispositivos devem ser usados durante o trabalho em campo. 

Porque não adianta definir aplicativos padrões, se o colaborador também instalar outros aplicativos para uso pessoal que podem sobrecarregar os dispositivos móveis. Isso acontece porque muitos dispositivos não são recolhimento depois do expediente ou nas folgas, ficando sob controle do colaborador o tempo todo. Por isso é importante conscientizá-los sobre o uso dos dispositivos móveis e a responsabilidade do seu uso profissional e pessoal.

Um treinamento é muito útil para equipes em que o gestor não consegue ter tanto controle do uso dos dispositivos ou proximidade com os colaboradores. Ou mesmo para colaboradores que não tem facilidade na operação deles.

 

  1. Invista em ferramentas on-line e no compartilhamento em nuvem

Hoje em dia manter a informação nos sistemas em nuvem é uma das formas mais seguras e acessíveis. Informações em nuvem podem ser acessadas a qualquer momento, simultaneamente, por qualquer pessoa que o administrador do arquivo desejar. O que significa livrar de informações que ficam só nos papéis e que dificultam o acesso e facilitam a perda das informações.

As plataformas em nuvem mais conhecidas são o Google Drive, o Dropbox e o One Drive, em que é possível enviar e compartilhar arquivos nos planos gratuitos. Para equipes de distribuição, por exemplo, que precisam consultar ou preencher planilhas de qualquer lugar. Os documentos quando são físicos e carregados de um lugar para o outro, tem mais probabilidade de serem perdidos. Diferente de arquivos em nuvem, que o gestor pode administrar e disponibilizá-los somente como leitura e impedindo de serem excluídos.

A delegação e monitoramento das tarefas da equipe também pode ser feitos on-line. Muitas ferramentas permitem, inclusive, que sejam gerados relatórios das atividades, facilitando o trabalho do gestor das equipes. Um exemplo de ferramenta simples é o Todoist, que pode ser acessada pelo navegador ou por aplicativo. Já a Asana vai além, mostrando gráficos de desempenho das atividades.

O gerenciamento da carteira de clientes também pode ser feito on-line em ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), como o Agendor.

 

  1. Monitore, faça relatórios e melhore o desempenho

Um gestor de equipes entende que os relatórios são valiosos na hora de medir o desempenho da equipe e traçar metas. Isso se torna mais pertinente quando são equipes de campo, em que precisa se ter um controle das atividades mesmo não estando próximo aos colaboradores. Alie ferramentas online, como as de controle de atividades, com outras planilhas e documentos de uso interno. Estimule também os colaboradores a registrarem suas atividades. Uma boa comunicação e construção de confiança é essencial quando se trabalha distante da equipe.

Os relatórios também podem focar não só na gestão das pessoas, mas também no “relacionamento” delas com os dispositivos móveis, como relacionamos no item 1. É possível mapear através de formas mais comuns, como feedbacks, quanto com o monitoramento dos próprios dispositivos através de plataformas de MDM, que você verá na dica 6.

Solicitar a análise e manutenção dos dispositivos móveis para a área da TI também é uma forma de medir o desempenho das atividades para avaliar se a tecnologia está dando o suporte adequado aos colaboradores.

Buscar constante melhora não só nos processos e no desenvolvimento dos colaboradores, mas também no uso de dispositivos móveis são importantes metas que impactam no resultado do negócio e a reputação de uma empresa, ainda mais para aqueles que tem contato direto com o cliente ou fornecedores.

 

  1. Preveja os riscos cuide da segurança da informação

Como todos esses itens se relacionam com a segurança dos dados?

A partir do momento que o gestor define o padrão dos aplicativos e as informações que devem ser disponibilizadas nos dispositivos móveis, os colaboradores são conscientizados e os relatórios ajudam a melhorar o desempenho, é possível ter um controle maior sobre os dados. Um suporte da equipe de TI também é importante, porque eles têm a especialização necessária para identificar possíveis ameaças para os dispositivos móveis e como preveni-los. O profissional de TI poderá oferecer um feedback e também dicas de como melhorar a segurança da informação.

Existem diversas ferramentas e métodos para se ter um controle maior sobre o que é feito nos dispositivos das equipes. Mas se o gestor não tiver tempo ou a aptidão necessária para conduzir essas mudanças, pode gerar um trabalho extra.

Ou ainda, por diversas razões, é possível que ainda não se sinta seguro o suficiente tomando essas medidas, o que demanda a busca por um sistema mais potente que possa simplificar a gestão, controle e relacionamento com as equipes e as tecnologias móveis.

 

  1. Utilize uma plataforma para o gerenciamento dos dispositivos móveis

Tudo isso pode ser feito de maneira simples, automatizada e centralizada através de um sistema de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM), que oferece um controle maior aos gestores e administradores dos dispositivos móveis corporativos das equipes de campo.

Em um sistema de MDM, é possível definir as aplicações que o colaborador terá acesso e monitorar o dispositivo onde quer que ele esteja, visto que as soluções em MDM são on-line e em nuvem, e possuem uma infraestrutura que potencializa a segurança dos dispositivos. Ele é totalmente personalizável, se adequando a qualquer tipo de negócio, de equipe e necessidades.

Você pode testar gratuitamente* nossa plataforma de gerenciamento de dispositivos móveis. Ela é simples e fácil de usar, e possui diversos recursos como monitorar a localização dos dispositivos, criar uma tela inicial que tenha só os aplicativos permitidos para uso profissional (o perfil de Launcher), entre muitas outras funcionalidades. Conheça.

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